7 секретов Тайм-менеджмента для руководителей
Уже много проговорено и понаписано про управление временем. И это неудивительно. Так как, это действительно, главный личный ресурс человека. Разве что, кроме здоровья.
Если нет здоровья, то и время ни к чему. Если нет времени, то и здоровье не поможет. В современном менеджменте отмечают лишь два основных ресурса: время и деньги. Они взаимосвязаны. Чтобы решить какую-то задачу, необходимо и то, и другое. Если мало денег, нужно больше времени. Если мало времени, потратим больше денег.
При этом, отмечают, время более главный личный ресурс человека. Не хочу впадать в банальные азы Тайм-менеджмента. Поэтому, хочу сегодня поделиться в этой статье некоторыми секретами управления временем, прожитыми и прочувствованными на своей шкуре.
Секрет 1. Необходимость.
Большинство людей, даже, не задумываются о времени, как о четвертом измерении, которое управляет вселенной и нами. «Зачем читать эту белиберду»? — спросят удивленные обыватели. «У нас и так все хорошо!» — продолжат они. При этом, иногда вспоминая, что времени постоянно не хватает на:
1. Себя, свое развитие;
2. Свое здоровье;
3. Развлечения;
4. Отдых, сон;
5. Семью, детей, родителей, друзей и пр.
И человек плывет в своей лодке жизни и медленно вязнет в болоте по имени «Бытовуха». А годы пролетают быстро. Утверждаю это как эксперт, возрастом 53 (Ого!) года. А все, что хотел, не достигнуто. И будет ли достигнуто когда-нибудь?
Также и большинство руководителей ежедневно вязнут в сплошной рутине отчетностей, конфликтов, планов и пр., и пр. «А надо ли что-то менять»? – ежедневно задают себе вопрос руководители и их подчиненные. «Не надо»! Отвечают они.
Давно доказано, что человек со страхом воспринимает все новое. Поэтому любые инновации всегда с трудом воспринимаются. И цели не достигаются. Как сказал кто-то из великих – «Проблема не в том, что у нас нет ресурсов, чтобы достигать поставленных целей, а проблема в том, что у нас нет желания это делать»! Нас и так устраивает быт, в котором мы живем. Не голодаем, передвигаемся на иномарках. Живем в роскошных апартаментах (относительно роскошных). И все нас устраивает! Но ведь можно и больше, ведь можно и лучше. Поэтому, лет двадцать назад, (срисовал у КВНщиков), я и ввел на своих тренингах понятие «Волшебный пендаль», по правильному «Стимулирование» персонала и себя самого. Чтобы моторчик сзади завелся. Чтоб хотелось и моглось!
И методы волшебных пендалей, уже в следующем секрете.
Секрет 2. «Волшебные пендали» (ВП).
Следует отметить, что ВП бывают индивидуальные и корпоративные. Материальные и моральные. Все это может войти в общую систему мотивации.
Индивидуальные. Например, Не пойду обедать, пока не закончу работу. Корпоративные. Пример, Двоих худших менеджеров по итогам года – увольняют. Даже, если они выполнили план.
Понятно, что людьми движут всего несколько стихий. Это любовь, страсть к власти, жажда денег, слава и страх. Поэтому и ВП (стимулирование) всегда формируются из этих движущих сил. Конечно, на тренинге я больше рассказываю больше о секретах стимулирования, предоставляю список возможных ВП, нарабатываем свои, в ходе обсуждения. В статье не раскрыть всего. Но согласитесь, без мотивирующих инструментов очень сложно управлять персоналом.
Секрет 3. (И вовсе не секрет) Корпоративная идеология
Ни для кого не секрет, что социум достаточно сильно оказывает влияние на человека. К сожалению, в последние годы формированию корпоративной идеологии уделяют слишком мало времени. Хотя из курсов истории большинство хорошо помнят чудо советской индустриализации в тридцатые годы прошлого века. Когда только с помощью человеческой рабочей силы создавались гиганты отечественной индустрии, работающие и до сих пор.
Если в компании внедрены корпоративные стандарты, корпоративная культура, то это значительно экономит личные ресурсы, упрощает решение поставленных задач.
Вот пример некоторых тайм-менеджмент стандартов компаний:
1. Считай время, как деньги. Будь готов к тому, что за ошибку во времени лишишься денег.
2. Все, что можешь, делай сам. Приходи не с вопросом, а с вариантами решения.
3. Перед тем, как дернуть коллегу, — подумай. Запиши вопрос и задай несколько вопросов разом.
4. Готовься к оперативке заранее. Приноси вопросы и идеи на бумаге. Предупреждай заранее.
5. Критикуешь — предлагай свое решение. Критика без варианта решения не принимается.
И прочие другие правила, о которых мы поговорим позднее.
Секрет 4. Планируй. Бюджет времени
К сожалению, мы часто не успеваем, потому что не умеем, или не хотим планировать время. Если взять большинство организаций, то, для того чтобы денег хватало на все, она ведет управленческий учет и Бюджетирование. Все это в совокупности помогает решать финансовые вопросы. Но, тоже самое, и со временем. Сколько я раз становился свидетелем оперативок (от слова оперативно), которые длились по три, четыре часа. А помножьте это время на количество участников. И вы получите ужасающую цифру зря потраченных человеко-часов. Один из эмпирических законов, сформулированных английским историком Сирилом Норткотом Паркинсоном звучит так — «Работа заполняет время, отпущенное на неё». Так, согласно Паркинсону, если старушка может писать письмо племяннице весь день, то она и будет писать его весь день. (Википедия). Поэтому, необходимо четко ставить временные ограничения. Если уж запланировали 30 минут на оперативку, то она и должна идти 30 минут. То же самое по другим задачам.
Секрет 5. Контроль и учет
Ну как нам без учета, ну как нам без контроля. Если ресурсы не контролировать, то утекает как вода минимум 30%, а то и больше. То же самое, если вы зашли в магазин. Планировали сделать покупок на 1000 руб., в результате сделали покупок на 3000 руб. Вокруг любого человека столько «заманиловок, которые так и норовят отнять у нас ресурсы, будь то деньги, или время. Эти «заманиловки», так и называют поглотители ресурсов (я их называю «паразиты»). Поглотителями времени могут быть: пустое брожение по соц.сетям, иногда телевизор (зомбиящик), длительные разговоры не о чем с ненужными людьми, вредные привычки и пр. Человеку, особенно руководителю, трудно вычислить поглотители. Ранжировать их по степени значимости. Все дела важны, все задачи особо важны (в том числе сотрудники и их проблемы). И становится руководитель не управленцем, а палочкой – выручалочкой. Думаю, что вы понимаете как важно вести хронометраж времени, или записывать, сколько времени вы потратили на ту, или иную задачу. И еще желательнее, затем, оценить степень важности этой задачи (сотрудник, клиент, партнер). И не является ли она, на самом деле, «паразитом».
Секрет 6. «Принцип Кабана»
Мы уже говорили о степени значимости задач. Как гласит древняя поговорка – «Богу – богово, кесарю – кесарево». «И не барское дело барину заниматься проблемами холопов». Но и с этим я часто сталкивался. Когда руководитель достаточно серьезной организации полдня искал уборщицу, чтобы отругать ее за то, что в туалете нет туалетной бумаги. Смешно, скажите вы, и я вас поддержу. Современные руководители часто тонут в рутине, при этом очень мало времени уделяя стратегии. Беседуя с руководителями, я заметил, что на стратегию практически не отводиться время.
Пора ввести привычку ежедневного бюджета времени на видение будущего, отслеживания изменений на рынке, постановке целей, разработки стратегии . И это самая главная задача руководителя.
А почему «принцип Кабана»? Да потому что кабан тоже ищет желуди под дубом. Но если бы он поднял голову, то увидел бы, что гораздо больше желудей растет на дереве.
Секрет 7. Под одну гребенку
У старинушки три сына. Старший умный был детина, Средний сын и так и сяк, Младший вовсе был дурак.
Многие, возможно, помнят эту сказку Петра Ершова «Конек-Горбунок». И если призадуматься, в этих строках говорится, что люди все разные. У каждого человека свой оптимум времени, свои условия для решения различных задач. Один проще решает логические загадки, другой креативен, третий – хорошо находит общий язык с животными. Вот и в нашей жизни тоже самое. Каждый хорош на своем месте. И одна из типологий людей, ориентированной на время, гласит, что всех людей можно разделить на четыре группы:
1. Первая группа, назовем их Планировщиками, любят однотипные задачи. Предпочитают решить сперва одну проблему, только затем приступаю к следующей. Не любят авралов, и быстрых перемен. Но как исполнители они не заменимы.
2. Вторая группа, пусть будут Цезарями, так же как и незабвенный Юлий Цезарь могут решать одновременно несколько задач, без ущерба на качество выполнения. Они достаточно эрудированны, разносторонни. Чаще всего такие люди и становятся руководителями.
3. Третья группа, Авральщики. Если и работать, то упорно – вот их девиз. Без выходных, и отпусков. Совершая очередной подвиг. Но недолго. Три месяца работы, девять – отдыхаем. Рутинные задачи для них неинтересны и скучны. Любят свободу выбора и сами решают, как им решить тот, или иной вопрос.
4. Халявщики. «Не пнешь – не полетит». Это про них. Необходим постоянный контроль и волшебные пендали. Лучшая награда – не наказание. Предпочитают однотипную, малоквалифицированную, малоответственную работу.
Сложнее их вычислить, как с ними работать, как стимулировать. Вопросы непростые, но возможные. Об этом мы тоже поговорим.
Ресурсов у человека много, или мало? Как ими выгодно распорядиться? Как выбрать приоритеты в задачах? Как планировать? Как навести порядок в голове руководителя, и в головах сотрудников? Что нам мешает в достижении целей? Как победить «Синдром менеджера» (эмоционального выгорания)? Вы получите ответы на эти и на другие вопросы, которые зададите мне на тренинге. Итак, Вы готовите вопросы, а я готовлюсь к тренингу.
Автор: И.Кильметов (бизнес-тренер, консультант)
ВЕДЕТСЯ ЗАПИСЬ НА ТРЕНИНГ «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»
ДАТА: 24.11.2020
СТОИМОСТЬ: 3500 Р.
МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ: Г.УФА, УЛ.ЦЮРУПЫ, 17
ТЕЛ.:2511152 ⠀